Dieses Dokument als PDF: 05_2018_Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz
Vorwort
Wer in unserem Verein Mitglied wird, diesen durch eine Spende fördern möchte, uns bei unserer Vereinstätigkeit zur Erreichung unserer Ziele unterstützen möchte, tritt mit uns in Kontakt. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken, die für die Mitgliederverwaltung und –betreuung notwendig oder die aus steuerlichen Aspekten erforderlich sind.
Personenbezogene Daten in diesem Sinne sind in unserer Satzung in § 15 (aktueller Stand Oktober 2016) beschrieben. Wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass wir diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Inhaltsverzeichnis
- Wer sind wir?
- Wer sind Ihre Ansprechpartner
- Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
- Wie verarbeiten wir diese Daten?
- Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
- Wie lange speichern wir Ihre Daten?
- Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Stand: 1. Mai 2018
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Wer sind wir?
„Wir“ sind der Verein „Leben in Biestow e.V.“ und für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Vereinszwecken verantwortlich.
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Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den Vorstandsvorsitzenden richten.
Ein Datenschutzbeauftragter ist für den Verein nicht bestellt, da personenbezogene Daten nur durch den geschäftsführenden Vorstand verarbeitet werden.
Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter https://biestow-info.de/kontakt bzw. https://biestow-info.de/impressum.
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Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Um unsere Aufgabe zu erfüllen und unsere Vereinsziele zu erreichen, die Mitgliederverwaltung nach den Vorschriften unserer Satzung und Beitragsordnung gleichmäßig festzustellen und zu erheben, benötigen wir personenbezogene Daten (§ 15 der Satzung).
Ihre personenbezogenen Daten werden hier verarbeitet, um insbesondere Mitgliedsbeiträge zu berechnen und zu erheben, Einladungen für Mitgliederversammlungen oder Vereinstätigkeiten zu versenden (postalisch oder per Mail), Anrufe für organisatorische Zwecke durchzuführen.
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Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
- Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobiltelefon), Funktion im Verein.
- Für die Festsetzung und Erhebung der Mitgliedsbeiträge erforderliche Informationen, z. B.
- Nachweis über eine Ausbildung oder ein Studium
- Nachweis über den Empfang von Sozialhilfe
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst bzw. bei Ihnen als Erziehungsberechtigte für Ihre Kinder.
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Wie verarbeiten wir diese Daten?
Ihre personenbezogenen Daten werden beim Vorstandsvorsitzenden und beim Kassenwart auf dem PC gespeichert und dann für die Mitgliederverwaltung zugrunde gelegt. Telefonnummern werden auf den Mobiltelefonen der Vorstandsmitglieder gespeichert und dann für organisatorische Zwecke (Anrufe) genutzt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen dabei den aktuellen technologischen Entwicklungen.
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Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns mit der Stellung des Mitgliedsantrages bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an das Amtsgericht im Rahmen eines Mahnverfahrens wegen nichtgezahlter Beiträge) weitergeben, wenn die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
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Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Bei Austritt werden Ihre personenbezogenen Daten aus dem Mitgliederverzeichnis gelöscht. Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, müssen wir solange speichern, wie sie nach den steuergesetzlichen Bestimmungen erforderlich sind. Maßstab hierfür sind steuerliche Verjährungsfristen (bis zu zehn Jahren).
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Welche Rechte haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
- Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
- Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
- Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben 7.).